Báo Giá Triển Khai Hệ Thống Patado

Nhận Định Tổng Quan

Sau khi rà soát file bàn giao, phạm vi của Patado không phải là một bảng CRM đơn lẻ mà là một hệ thống vận hành Sales/Marketing tương đối đầy đủ, gồm:

• CRM quản lý lead/data khách hàng từ C0-C3 đến L1-L8.
• Quy trình trực page tạo/sửa mã khách hàng, remarketing và phân phối data.
• Bot/automation phân data cho NVKD theo trạng thái online/offline, điểm danh dự và lịch hẹn.
• Bộ chỉ số PKD: data tồn, check trừ, khối lượng công việc, điểm danh dự, social, sale cycle, conversion, chất lượng data, doanh thu.
• Bộ chỉ số Marketing: quản trị ads, tracking nguồn, chi phí, doanh thu, chất lượng lead.
• Một số hạng mục vận hành đào tạo như hợp đồng, học viên, bill học phí, order lớp, giáo viên, học viên/guest và feedback.

Về mặt nền tảng, các hạng mục này có thể triển khai theo hướng Lark Base + Automation + Dashboard, nhưng cần chia phase để tránh vừa làm CRM, vừa làm bot, vừa làm dashboard toàn diện trong một lần dẫn đến phạm vi quá rộng và khó nghiệm thu.

1. Nhận Định Tổng Quan

Sau khi rà soát file bàn giao, phạm vi của Patado không phải là một bảng CRM đơn lẻ mà là một hệ thống vận hành Sales/Marketing tương đối đầy đủ, gồm:

• CRM quản lý lead/data khách hàng từ C0-C3 đến L1-L8.
• Quy trình trực page tạo/sửa mã khách hàng, remarketing và phân phối data.
• Bot/automation phân data cho NVKD theo trạng thái online/offline, điểm danh dự và lịch hẹn.
• Bộ chỉ số PKD: data tồn, check trừ, khối lượng công việc, điểm danh dự, social, sale cycle, conversion, chất lượng data, doanh thu.
• Bộ chỉ số Marketing: quản trị ads, tracking nguồn, chi phí, doanh thu, chất lượng lead.
• Một số hạng mục vận hành đào tạo như hợp đồng, học viên, bill học phí, order lớp, giáo viên, học viên/guest và feedback.

Về mặt nền tảng, các hạng mục này có thể triển khai theo hướng Lark Base + Automation + Dashboard, nhưng cần chia phase để tránh vừa làm CRM, vừa làm bot, vừa làm dashboard toàn diện trong một lần dẫn đến phạm vi quá rộng và khó nghiệm thu.

2. Nguyên Tắc Estimate

Cách estimate đang áp dụng theo khung báo giá nội bộ:

• LarkBase cơ bản: khoảng 500.000 - 1.000.000 VND/bảng hoặc module dữ liệu, tùy số field, view, form, quyền và logic.
• Module 20+ bảng: guideline cơ bản khoảng 12 - 20 triệu, chưa bao gồm automation phức tạp.
• Automation 7+ workflow hoặc logic phức tạp: khoảng 6 - 10 triệu+.
• Dashboard/phân tích có nhiều chỉ số, bộ lọc, tỷ lệ chuyển đổi và nguồn dữ liệu chéo: tính thêm theo độ phức tạp.
• Những phần cần tích hợp ngoài Lark như Pancake, Facebook, ads platform, CRM cũ, Google Sheet, API bên thứ ba sẽ được tách thành hạng mục tích hợp sau khi kiểm tra khả năng kết nối.

Với file hiện tại, số lượng module/hạng mục đủ lớn nên nên báo theo phase thay vì báo trọn gói một dòng.

3. Phản Hồi Theo Nhóm Hạng Mục

4. Đề Xuất Chia Phase

Phase 1 - CRM Core & Trực Page

Mục tiêu: có hệ thống nhập, quản lý, phân loại và xử lý data khách hàng từ nguồn trực page/marketing.

Bao gồm:

• Kho data khách hàng.
• Master trạng thái C0-C3/L1-L8.
• Modal/form tạo mã KH Newsale.
• Modal/form sửa mã KH cũ.
• Quản lý nguồn data, kênh, tracking, inbox page.
• Các view trực page: kho tất cả, kho cần cài phân tự động, kho bot thu chờ cập nhật, kho resale, chờ bot phân phối.
• Báo cáo remarketing cơ bản.
• Phân quyền cơ bản cho Admin, Trực page, Quản lý, NVKD.

Estimate triển khai: 18 - 28 triệu VND.

Thời gian dự kiến: 2 - 3 tuần sau khi chốt field và dữ liệu mẫu.

Phase 2 - PKD Workflow, Điểm Danh Dự & Bot Phân Data

Mục tiêu: tự động hóa quy trình vận hành sales, xử lý data tồn, trừ điểm và phân data.

Bao gồm:

• Data tồn.
• Check trừ.
• Điểm danh dự.
• Theo dõi nhân sự nhận nguồn lực.
• LogBot phân data.
• Automation phân data tự động/thủ công.
• Logic online/offline, timeout, sale phản hồi Yes/No/Timeout.
• Cảnh báo chậm xử lý sau 5 tiếng, 30 tiếng, 55 tiếng.

Estimate triển khai: 25 - 45 triệu VND.

Thời gian dự kiến: 3 - 5 tuần sau workshop chốt rule.

Lưu ý: đây là phase có rủi ro scope cao nhất vì nhiều công thức đang ở trạng thái “cần confirm”.

Phase 3 - Dashboard PKD & Marketing

Mục tiêu: phục vụ quản trị, đo hiệu suất NVKD, sale cycle, conversion, chất lượng data, doanh thu và ads.

Bao gồm:

• Thống kê khối lượng công việc.
• Hoạt động social.
• Sale cycle.
• Tỷ lệ chuyển đổi NVKD.
• Chất lượng data.
• Tổng kết doanh thu.
• Marketing quản trị ads 1/3/7 ngày.
• Các chart và bộ lọc theo ngày, sale, kênh, quốc gia, sản phẩm.

Estimate triển khai: 20 - 35 triệu VND.

Thời gian dự kiến: 3 - 4 tuần nếu có sẵn dữ liệu CRM, doanh thu và ads.

Phase 4 - Vận Hành Đào Tạo Sau Bán

Mục tiêu: mở rộng hệ thống sang phần hợp đồng, học viên, bill học phí, order lớp, giáo viên, học viên/guest, feedback và tính công giáo viên.

Bao gồm:

• Bảng hợp đồng.
• Bill học phí.
• Order lớp.
• Role giáo viên.
• Role học viên/guest.
• Báo cáo sau buổi học.
• Test định kỳ.
• Feedback từ Sale/PSP.
• Cảnh báo lỗi điểm danh/báo cáo.
• Tính công giáo viên tự động.

Estimate triển khai: 30 - 60 triệu VND, tùy mức độ chi tiết và quyền truy cập cho giáo viên/học viên.

Thời gian dự kiến: 4 - 8 tuần.

5. Gói Đề Xuất

Đề xuất thực tế: bắt đầu với Sales Operation, nhưng chia nghiệm thu thành 2 milestone: CRM Core trước, Bot/Điểm danh dự sau. Như vậy đội Patado có thể dùng sớm, đồng thời giảm rủi ro khi chốt các công thức phức tạp.

6. License LarkSuite Dự Kiến

Do chưa có số lượng user cụ thể, phần license cần chốt sau. Khung tính như sau:

• Admin/Quản lý cần quyền cấu hình, dashboard, export, phân quyền: nên dùng Pro.
• NVKD, Trực page, Marketing vận hành thường ngày: đa số dùng Starter là đủ nếu không cần quyền nâng cao.
• User chỉ xem báo cáo: cân nhắc Free hoặc quyền viewer tùy cấu hình.

Công thức tham khảo:

Chi phí license/tháng = (Số Admin x 180.000) + (Số nhân viên Starter x 90.000)

Ví dụ nếu có 5 admin/quản lý và 40 nhân sự vận hành:

5 x 180.000 + 40 x 90.000 = 4.500.000 VND/tháng

Con số này chỉ là ví dụ để Patado hình dung cách tính, chưa phải báo giá license chính thức.

7. Các Điểm Cần Patado Xác Nhận Trước Khi Chốt Giá

1. Số lượng user theo nhóm: Admin, quản lý PKD, NVKD, Trực page, Marketing, PSP, giáo viên, học viên/guest.
2. Dữ liệu hiện tại đang nằm ở đâu: Google Sheet, CRM cũ, Pancake, hệ thống nội bộ hay file Excel.
3. Có cần migrate dữ liệu cũ không, nếu có thì số lượng record và độ sạch dữ liệu.
4. Thuật toán phân data: ưu tiên theo điểm danh dự, online/offline, nguồn data, lịch hẹn hay rule khác.
5. Công thức điểm danh dự cuối cùng: trọng số, điểm cộng, điểm trừ, hoàn điểm, chu kỳ reset.
6. Cách tính data tồn, bị thu hồi, ôm data và thời gian SLA ngoài giờ làm việc.
7. Cách xác định ngày đo conversion: ngày bàn giao L1 hay ngày sale xử lý.
8. Nguồn doanh thu/bill/hợp đồng để tính RE, ARPU, doanh số, doanh thu.
9. Nguồn chi phí ads để tính ME, ME/L1, ME/L8, ME/RE.
10. Các API/tích hợp ngoài cần kết nối: Pancake, Facebook, ads platform, Google Sheet, website/form.
11. Mức realtime mong muốn: cập nhật ngay, theo lịch 5 phút/15 phút, hay theo ngày.
12. Phase 4 vận hành đào tạo có nằm trong phạm vi báo giá lần này không.

8. Những Hạng Mục Nên Tách Riêng Hoặc Báo Sau

• Tích hợp trực tiếp Pancake/Facebook/Ads API nếu cần đồng bộ tự động hai chiều.
• Portal học viên/guest không đăng nhập hoặc có mã học viên.
• Tính công giáo viên tự động.
• Hợp đồng online/bill học phí nếu cần ký số, thanh toán, đối soát giao dịch.
• Dashboard tài chính/doanh thu nếu nguồn dữ liệu chưa rõ.
• Các yêu cầu realtime phức tạp hoặc cần bot hoạt động ngoài Lark.

9. Timeline Gợi Ý

10. Điều Khoản Thanh Toán Đề Xuất

Với phạm vi phức tạp, nên dùng tiến độ 30 - 40 - 30:

• Đợt 1: 30% khi kickoff dự án.
• Đợt 2: 40% sau khi hoàn thành UAT phase chính.
• Đợt 3: 30% khi go-live và bàn giao.

Với gói MVP dưới 30 triệu, có thể dùng tiến độ 50 - 50:

• Đợt 1: 50% khi xác nhận triển khai.
• Đợt 2: 50% khi nghiệm thu.

11. Phản Hồi Ngắn Có Thể Gửi Khách

Sau khi rà soát file bàn giao, DIGINNO đánh giá các hạng mục của Patado có thể triển khai theo hướng Lark Base kết hợp automation và dashboard. Tuy nhiên phạm vi hiện tại khá rộng, gồm cả CRM Sales, Trực page, Bot phân data, điểm danh dự, báo cáo PKD/Marketing và một phần vận hành đào tạo sau bán.

Để đảm bảo triển khai chắc và nghiệm thu rõ, DIGINNO đề xuất chia thành các phase:

1. CRM Core & Trực page: chuẩn hóa kho data, tạo/sửa mã KH, nguồn data, trạng thái L1-L8 và các view vận hành.
2. PKD Workflow & Bot phân data: data tồn, check trừ, điểm danh dự, log bot, online/offline và automation phân data.
3. Dashboard PKD/Marketing: KLCV, sale cycle, conversion, chất lượng data, doanh thu và ads.
4. Vận hành đào tạo sau bán: hợp đồng, bill học phí, order lớp, giáo viên, học viên/guest, feedback và tính công giáo viên.

Với scope hiện tại, DIGINNO đề xuất báo theo phase thay vì chốt trọn gói ngay từ đầu. Gói MVP CRM dự kiến khoảng 18 - 28 triệu VND. Gói Sales Operation gồm CRM + bot/điểm danh dự dự kiến khoảng 43 - 73 triệu VND. Nếu bao gồm cả dashboard PKD/Marketing, tổng dự kiến khoảng 63 - 108 triệu VND. Các hạng mục vận hành đào tạo sau bán nên tách phase riêng, dự kiến 30 - 60 triệu VND tùy mức độ chi tiết.

Trước khi chốt báo giá chính thức, Patado cần xác nhận thêm các công thức điểm danh dự, rule phân data, nguồn dữ liệu doanh thu/ads, số lượng user và các tích hợp ngoài như Pancake/Facebook/Google Sheet/API.

12. Thông Tin Liên Hệ

• DIGINNO
• Email: contact@diginno.net
• Website: diginno.net
• Zalo: 0816226086